La prise de références lors du processus de recrutement : bonnes pratiques et dérives

La prise de références d'un(e) candidat(e) postulant à un poste est une étape souvent incontournable. Qu'elle soit réalisée par une ressource interne (RH, opérationnels...) ou par des prestataires (intérim, recrutement, consultant RH...), elle vient apporter une approbation extérieure. Cet outil de contrôle permet d'apporter une réelle plus-value au process de recrutement lorsqu'il est utilisé consciencieusement. Il est néanmoins important de préciser plusieurs points.

Respecter le cadre légal de la protection de la vie privée :

La prise de références ne peut être effectuée que sur autorisation du/de la candidat(e) et uniquement sur des thèmes liés à l'exercice de sa fonction. Elle doit en principe s'arrêter à l’énoncé de faits et ne pas prendre en considération d'éléments subjectifs.

Les pratiques du marché des intermédiaires de l'emploi :

Il existe de nombreuses sociétés de recrutement et d'intérim qui réalisent un excellent travail à ce niveau, constituant des dossiers très qualitatifs dans le respect des règles. Cependant la contrainte temps et parfois le manque de professionnalisme de certains intermédiaires entraînent des contrôles de références « sauvages » (sans autorisation) ou abusifs.

Connaître les risques :

Un candidat peut saisir la CNIL et les juridictions compétentes s'il estime que la limite du respect de sa vie privé été atteinte. De plus, lorsque la HALDE intervient sur un dossier, lors de sa vérification du respect des principes de Non Discrimination, elle peut être amenée à contrôler les informations récoltées lors des prises de références.

Demander au candidat son autorisation dans un formulaire administratif signé  et y préciser le type de questions qui seront posées si elles visent à obtenir des éléments d’appréciation : personnalité, recommandations...

Poser des questions objectives et pertinentes au regard du poste proposé :

Il est recommander de s'attacher aux périodes de présence dans les effectifs, tâches, fonctions, types de réalisations, résultats, évaluation techniques factuelles, compétences managériales, environnements de travail... A titre d'exemples, le rythme des clôtures pour un(e) comptable, les particularités de paie pour un(e) gestionnaire administration du personnel, l'atteinte des objectifs pour un(e) commercial(e), les outils de suivi de projets pour un(e) ingénieur...

Prendre du recul par rapport aux réponses apportées :

Il est complexe d'obtenir des avis objectifs car les référents donnés sont soit des amis, soit d'anciens responsables pour lesquels il est acquis d'avoir un bon retour.

A contrario, lorsque les références sont négatives, les avis des ex managers peuvent être biaisés par une « aigreur » suite au départ du collaborateur.

La prise de références ne peut donc pas permettre de faire dresser un tableau « tout blanc » ou « tout  noir », il faut savoir lire les nuances de couleurs et s'en servir comme complément aux autres étapes du recrutement .

Évaluer ses prestataires en intérim et recrutement :

Assurez-vous de la qualité des process de sélection de vos agences et cabinets , notamment lors de la prise de références, pour améliorer le taux de réussite de vos recrutements.

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